Executive Assistant / Coordinator to Group CAIO (IT & AI) （投稿ID : 1rr9hv）

【Hybrid Work｜週2～3日リモート可能｜年収～800万円｜日本語ネイティブ必須】 【企業について】 全社的なデジタルトランスフォーメーションを推進している大手企業の変革の一員として、国内のみならずグローバルにもインパクトを与えるイノベーションを目指す新しい組織に参加しませんか？ 弊社のトップクライアントである同社は、長年にわたり建設・インフラストラクチャー領域を支えてきた大手企業です。インフラおよび建設プロジェクト向けに、多様な建材・サービス・ソリューションを提供しています。 これまで建設・商社事業を中心に成長してきましたが、現在は新たな事業の柱としてWeb・デジタル領域への投資を積極的に進めています。 特に現在は、会社全体のデジタルトランスフォーメーションを重要な経営テーマの一つとして位置づけ、AI、データ、クラウド、デジタルプロダクトなどの先端テクノロジーを活用しながら、業務効率、生産性、持続可能性の向上だけでなく、新しいビジネスやサービスの創出にも取り組んでいます。 これまで外部ベンダーとの協力を中心に進めてきたデジタル・IT領域についても、自社内に強力なテクノロジー組織を構築する方針へと大きく転換しています。 その変革をリードするため、グローバル企業でCIOやIT部門責任者を歴任してきた経験豊富なテクノロジーリーダーを迎え、現在、IT・AI・技術開発を担う新たな大規模テクノロジー組織の構築を進めています。 また、現在のCEOも海外での経験を持つグローバルなバックグラウンドのあるリーダーであり、業界におけるデジタルトランスフォーメーションの重要性を深く理解しています。 テクノロジーによる事業変革だけでなく、従業員一人ひとりが仕事を通じて社会への貢献を実感し、働きがいを持てる組織づくりにも取り組んでいます。 【ポジションについて】 現在、同社のグループCAIOが、新たに「IT統括部」と「技術開発統括部」の2つの組織を統括することになりました。 これに伴い、各部門のマネージャーとのミーティングや部門横断のコミュニケーションが大幅に増加するため、グループCAIOが経営・IT・AI・技術開発に関する重要な業務に集中できる環境を構築することを目的に、専任のExecutive Assistant / Coordinatorを新たに募集します。 本ポジションは、一般的な秘書・アシスタント業務だけを担当するポジションではありません。 グループCAIOのスケジュールや会議を管理するだけでなく、各部門のマネージャーとのミーティング内容を整理し、決定事項やアクションアイテムを管理、それぞれの担当者への共有や進捗確認、フォローアップまで担当していただきます。 「次に何が必要なのか」 「誰が何をする必要があるのか」 「どのタスクをフォローアップする必要があるのか」 を先回りして把握し、自ら行動できることが重要です。 グループCAIOと各部門のマネジメント層をつなぐハブとして、2つの組織がスムーズに動くための業務推進を支援していただきます。 業務上の主要なコミュニケーションは日本語となるため、日本語ネイティブレベルが必須です。 英語は必須ではありませんが、技術開発統括部はメンバーの約70～80％が外国籍という非常にグローバルな組織で、マネージャー層にも外国籍メンバーが在籍しています。 そのため、英語力をお持ちの方は、ミーティング、チャット、メールなど日常業務の中で英語を活用する機会があります。 【グループCAIOについて】 グループCAIO自身も海外にルーツを持ち、日本語を含む4言語を流暢に話すグローバルなテクノロジーリーダーです。 これまで著名なグローバル企業においてCIOやIT部門責任者などの要職を歴任し、大規模なIT組織やデジタルトランスフォーメーションをリードしてきた豊富な経験を持っています。 非常にオープンでコミュニケーションが取りやすく、一緒に働きやすい人柄です。 メンバーを細かく管理するのではなく、それぞれの専門性や判断を尊重し、裁量を持って仕事を任せるマネジメントスタイルを大切にしています。 そのため本ポジションでも、常に細かな指示を待つのではなく、自分の役割を理解し、状況を先読みしながら「次に何をすべきか」を自ら判断して動ける方を求めています。 経験豊富なグローバルテクノロジーリーダーの近くで働きながら、IT・AI・技術開発という重要領域の組織運営を直接支えることができる点も、本ポジションの大きな魅力です。 【業務内容】 エグゼクティブサポート ・グループCAIOのスケジュール管理 ・社内外の会議・アポイントメント調整 ・出張手配 ・来客対応 ・経費精算補助 ・各種社内申請支援 会議運営・フォローアップ ・マネジメントミーティングの運営支援 ・アジェンダ作成 ・会議室予約、Teams会議設定 ・議事録作成 ・決定事項およびアクションアイテムの整理 ・各担当者への共有 ・アクションアイテムの進捗確認、フォローアップ 情報・タスク管理 ・Outlookメールの整理 ・Teams上の情報整理 ・Loopワークスペースの整理 ・各種ドキュメント管理 ・タスクおよび進捗状況の管理 資料作成支援 ・PowerPointを使用した資料作成補助 ・Excelを使用したデータ整理 ・役員会・マネジメント向け資料の整備 ・必要に応じた日英翻訳・コミュニケーション支援 部門横断のコーディネーション ・IT統括部との各種調整 ・技術開発統括部との各種調整 ・各部門のマネージャー・リーダーとの調整 ・社内関係者との各種調整 ・外部ベンダーとのスケジュール調整 【ポジションの魅力】 ・グループCAIOを直接サポートする重要なポジション ・IT統括部と技術開発統括部、2つの組織運営に関わることができる ・一般的な秘書業務だけでなく、組織運営や部門横断の業務推進にも携われる ・経営、IT、AI、DX、技術開発など幅広い領域に関わることができる ・経験豊富なグローバルテクノロジーリーダーの近くで働くことができる ・AIやデジタルテクノロジーを積極的に活用している環境 ・技術開発統括部の約70～80％が外国籍メンバーというグローバルな環境 ・英語力をお持ちの方は実務で英語を活用する機会あり ・マネジメント層と近い距離で仕事ができる ・週2～3日程度のリモートワークが可能 ・フレックスタイム制で柔軟な働き方が可能 Requirements 【必須要件】 ・秘書経験3年以上、または営業事務・役員補佐経験5年以上 ・日本語ネイティブレベル ・複数の関係者とのスケジュール・タスク調整を円滑に進められる方 ・Microsoft 365を使用した実務経験 具体的には以下のツールを業務で利用できる方： ・Outlook ・Teams ・Excel ・PowerPoint ・Word 【歓迎要件】 ・英語でのコミュニケーション能力 ・IT・テクノロジー業界での勤務経験 ・多国籍な組織での勤務経験 ・AIや最新テクノロジーへの興味・関心 ・Power BIの利用経験 ・Microsoft Copilotの利用経験 ・プロジェクト管理、PMO、プロジェクトコーディネーションの経験 【求める人物像】 ・指示を待つのではなく、自ら考え、先回りして行動できる方 ・複数の会議やタスクを整理し、優先順位をつけて管理できる方 ・会議で決まった内容を正確に把握し、関係者へのフォローアップまで責任を持って対応できる方 ・スピード感を持ってテキパキと業務を進められる方 ・周囲への気配りができる方 ・情報やタスクの整理整頓が得意な方 ・マネジメント層を含む様々な関係者と円滑にコミュニケーションできる方 ・明るく前向きに業務へ取り組める方 ・機密性の高い情報を適切に取り扱い、守秘義務を徹底できる方 Benefits 【雇用条件】 ・雇用形態：正社員 ・勤務地：東京都新宿区（本社） ・想定年収：～800万円 　※経験・スキル・前職年収等を考慮のうえ決定 ・勤務時間：フレックスタイム制（コアタイム 11:00～14:00） ・リモートワーク：週2～3日程度可能 【福利厚生・働き方】 ・入社初日から有給休暇付与 ・社会保険完備 ・退職金制度あり ・交通費全額支給 ・年2回賞与支給 ・柔軟な働き方が可能なハイブリッド勤務環境